Un tableur calcule la prochaine échéance de chaque client si l'on saisit la fréquence et la date du dernier passage. Il ne prévient pas des retards, ne tient pas compte de la géographie et dépend de la personne qui le met à jour. Un logiciel de suivi des contrats automatise ces trois points : alertes de retard, proposition de jour selon le secteur, rappel au client.
Comparatif
| Tableur (Excel, Google Sheets) | Logiciel de suivi des contrats | |
|---|---|---|
| Calcul de la prochaine échéance | Par formule, à maintenir | Automatique |
| Alerte de retard | Mise en forme conditionnelle, visible à l'ouverture du fichier | Liste des retards, notifications |
| Fréquences multiples par client | Une ligne par équipement ou par contrat | Plusieurs échéances par client |
| Choix du jour selon le secteur | Manuel | Proposé selon les passages déjà prévus |
| Rappel au client | Manuel (appel, e-mail) | Automatique (e-mail, SMS, WhatsApp) |
| Accès par plusieurs personnes | Possible (fichier partagé), risque de conflits | Accès par utilisateur, historique |
| Coût | Gratuit ou inclus dans la suite bureautique | Abonnement mensuel |
Ce qu'un tableur fait bien
Avec une colonne « fréquence » en mois et une colonne « dernier passage », la formule MOIS.DECALER(dernier_passage; fréquence)
(EDATE en anglais) donne la prochaine échéance. Une mise en forme conditionnelle colore les lignes en retard.
Pour une entreprise avec peu de clients, une seule fréquence et une personne qui planifie, c'est suffisant.
Les limites d'un tableur
- Rien ne prévient : un retard n'est visible que si le fichier est ouvert et trié.
- La mise à jour est manuelle : si la date du dernier passage n'est pas saisie, l'échéance suivante est fausse.
- Pas de géographie : le tableur ne propose pas de regrouper les passages d'un même secteur.
- Dépendance à une personne : en pratique, le fichier est tenu par une seule personne.
Quand passer à un logiciel
Les signaux habituels :
- plus de 50 à 100 clients sous contrat, ou plusieurs fréquences par client ;
- plus de deux techniciens sur la route ;
- des clients soumis à audit (HACCP, BRC, IFS) qui exigent un historique de passages ;
- des passages découverts en retard par le client avant l'entreprise.
Questions fréquentes
Un tableur suffit-il pour suivre des contrats d'entretien ?
Pour quelques dizaines de clients avec une seule fréquence, oui, à condition de mettre à jour la date du dernier passage après chaque visite. Au-delà, ou avec plusieurs techniciens, les retards ne sont visibles que si quelqu'un ouvre le fichier et le trie.
Quelles colonnes prévoir dans un tableur de suivi ?
Client, adresse, secteur, type de contrat, fréquence en mois, date du dernier passage, prochaine échéance (formule), jours restants, statut et technicien. Notre modèle gratuit contient ces colonnes et les formules.
Quelle est la différence entre un logiciel de suivi des contrats et une GMAO ?
Une GMAO ou un logiciel de gestion d'interventions couvre l'ensemble du cycle : demande, planification, rapport, facture. Un logiciel de suivi des contrats se concentre sur la récurrence : échéances, retards et choix du jour de passage. Les deux peuvent coexister.
Sources
Données relevées sur les sites des éditeurs à la date indiquée ; les offres peuvent évoluer. Pour signaler une erreur : bonjour@kierto.be.
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